post

آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری ( قسمت دوم )

نگارش :

ـ شیوه نوشتن

ـ نشان گذاری

شیوه نوشتن

شیوه نوشتن شامل چند قاعده است و مراعات آنها نه تنها کار نویسنده و خواننده را آسان
می کند ، بلکه سبب زیبایی نوشته می شود این قواعد که اکنون کمابیش پایگاهی بین المللی دارند . دو موضوع اصلی را در بر می گیرد :

ـ واژه بندی

ـ نشان گذاری

برای نتیجه گیری بهتر نگاهی به نمودار سیر تدوین نوشته می اندازیم ، همانگونه که ملاحظه می گردد جمله از اجتماع چند واژه ساخته شده است که واژه ها خود از ترکیب چند حرف شکل
می گیرند . جمله ها در ترکیبی معین ، بند یا پارگراف را به وجود آورده اند ، بندها به وجود آورنده صفحه اند و از تجمع صفحات نامه ها ، بخش نامه ها ، دستورالعمل ها ، صورت جلسه ها ، گزارش ها ، مقاله و بالاخره کتب به وجود می آید .

برای سهولت در امر مطالعه به شرح هر یک از قواعد مزبور تحت عنوان ساخت جمله و
نشان گذاری می پردازیم .

ساخت جمله

جمله عبارت است از کوچکترین واحد کلام که دارای مفهوم و معنی باشد ، در تعریفی دیگر درباره جمله آمده است هرگاه چند کلمه با یکدیگر مرکب شوند و میان آنها باشد آن را جمله گویند .

 

مراحل ساخت جمله

برای ساخت و تدوین جمله به طور اصلی قدم هایی که بایستی برداشته شود عبارتند از :

ـ انتخاب واژه

ـ تنظیم واژه

ـ تطبیق با دستور زبان

 

انتخاب واژه : انتخاب واژه به میزان دانش ، تجربه ، شخصیت ، سلیقه و ورزیدگی نویسنده بستگی دارد . ولی یک کلی را باید در نظر داشت و آن توجه به موضوع نامه و میزان اطلاعات مخاطب آن است . بنابراین در نظر گرفتن جمع جهات و ژرف نگری در انتخاب واژه ها از ضروریات این مرحله از کار است .

تنظیم واژه ها : برای ساخت و تدوین جمله واژه هایی را که از هر جهت و مر بابت مناسب تشخیص داده شده در کنار هم قرار می دهیم تا مفهوم مور نظر به دست آید . چنانچه این واژه ها با نظمی

منطقی تنظیم گردیده و در جای مناسب خود در جمله قرار گیرند . جمله دارای محتوا و در نتیجه دارای پیام کامل و موثر از طرف نویسنده برای مخاطب می باشد  .

تطبیق با دستورزبان : همانطوریکه قبلاً بیان گردید برای تدوین یک جمله مناسب می باید واژه هایی را که انتخاب نموده ایم به طور منطقی ردیف نماییم تا مفهوم لازم حایل گردد . ردیف نمودن واژه ها تابع نظامی است که آن نظام به وسیله دستور زبان تعیین می گردد . گرچه انتظار از نوشته مفهوم بودن آن برای مخاطب است ولی نیل به این مقصود وقتی امکان پذیر می گردد که علاوه بر استفاده از واژه های مناسب به نکات دستور توجه کامل شده باشد به هر صورت در مرحله آخر کار لازم است که متن تهیه شده با موازین دستوری تطبیق شود یا در صورتی که از آن عدول شده باشد با انجام اصلاحات لازم به صورت صحیح و مطلوب کامل شود .

 

نشان گذاری

نشان گذاری در حقیقت تکمیل ساخت جمله است . نشان گذاری به علائمی گفته می شود که پیام گیرنده را کمک می نماید تا آنچه که پیام دهنده منظور و در نظر داشته است به راحتی دریافت نماید . به کاربردن علائم و نشانه ها در نوشتن به منظور جلوگیری از لغزش در خواندن و درک مفاهیم به طور کامل ، نشان گذاری نامیده می شود .

 

نشان های رایج

یک نقطه

این علامت به عنوان مکث کامل ، نشانه پایان جمله ، جملات مستقل را از یکدیگر جدا
می کند .

 

موارد استفاده

ـ در پایان جمله خبری مانند محمود ا زمشهد آمد ، کسی در منزل نبود .

ـ در پایان هر جمله کامل و مستقل آورده می شود . مانند : دیروز متروی تهران افتتاح گردید.

ـ بعد از کلماتی که به جای جمله استفاده می شود . مانند : اطاعت  . آری ، خیر

ـ پس از هر کلمه با حرف اختصاری . مانند : ا . ایزدی ( احمد ایزدی )

ه . ق .( هجری قمری )

 

، سرکج یا کاما ، مکث ، درنگ کوتاه ،

موارد استفاده :

ـ عطف بیان با علامت مکث از جمله جدا می شود مانند : تهران ، مرکز ایران شهر زیبایی است .

ـ  به جای « واو » عطف مکرر از نشان مکث استفاده می شود مانند : فرید ، آرش ،
مجتبی بویان امروز به سینما رفتند .

ـ برای جداکردن واژه هایی که دارای شرایط دستوری مساوی باشند . مانند : تقوی ،
پاکدامنی ، امامت و رازداری سرلوحه کار ما است .

ـ برای راهنمایی خواننده به درست خواندن جمله و درک مقصود واقعی مانند بخشش لازم نیست متهم زندانی شود که با استفاده از سرکج یا کاما معنی تغییر می یابد .

بخشش لازم نیست ، متهم زندانی شود .

بخشش ، لازم نیست متهم زندانی شود .

 

 ؛ سرکج نقطه ، نشانه درنگ متوسط ، توقف متوسط ، مکث متوسط

این نشان توقفی کوتاه ، از توقف درنگ ( ، ) بلندتر و از توقف یک نقطه ( . ) کوتاه تر است .

موارد استفاده :

در پایان جمله های زنجیری و مرتبط که برای بیان یک فکر ، پشت سرهم واقع شده اند قرار می گیرد . مانند: زاکانی دانشمند وارسته ای بود ، ولی چون روح حاکم برزمان مناسب نبود حرف خود را در قالب شوخی و مزاح می گفت .

ـ در موقعی که جمله تمام شده و مطلب تمام نشده است مانند :

میزان کارم امروز بیشتر از دیروز بود ؛ به طوری که از خستگی قدرت ایستادن ندارم .

ـ میان دو جمله ساده که از لحاظ مفهوم با هم تناقض داشته باشند مانند :

مال از بهر آسایش عمر است ؛ نه عمر از بهر گردآوردن مال .

: دو نقطه نشانه شرح ـ هشدارنما

: این نشان برای شرح ، برشماری و توضیح بیشتر از مطالب به کار برده می شود .

 

موارد استفاده :

بعد از کلماتی که معمولاً پس از آنها توضیح می دهند و یا تعریف می کنند مانند عبارت است از : از این قرار : به این سان :

هنگامی که چیزهایی شمرده می شود مانند :

چهارچیز را نتوان بازیافت : سخن گفته را ، تیر انداخته را ، عمر گذشته را ، و قضای رفته را .

 

قبل از نقل قول . مانند :

فردوسی شاعر حماسه سرای ایران گفت :

میازان موری که دانه کش است                 که جان دارد و جان شیرین خوش است

ـ برای نشان دادن ساعت کار و هر نوع اعلام زمان . مانند :

ساعت کار دفتر مرکزی :

صبح ها : از  7:30 تا 13:30

عصرها : از 15:300 تا 18:30

ـ در نامه های بازرگانی ، پس از عنوان دو نقطه گذارده می شود . مانند :

مشتری عزیز :

خواننده گرامی :

آقای محترم :

 

ـ خط فاصل ، ـ نیم خط

موارد استفاده :

برای پیوستن واژه ها به کار می رود . مانند :

سبک نقاشی ایرانی ـ هندی یادگار آن زمان است .

هنگام نگارش بین دو نفر مانند :

ـ ممکن است بفرمایید ساعت چند است ؟

ـ درست ، دوازده و نیم .

ـ آیا ساعت شما درست کار می کند ؟

ـ بلی همین امروز با رادیو میزان کرده ام .

ـ پس از شماره ترتیب های مطالبی که باید بر شماری شوند مانند :

در مواردی که مطالب باید تفکیک و به سر سطر احاله گردد مانند :

؟ نشان پرسش ، علامت سوال ، پرسش نما

موارد استفاده :

بعد از جملات سوالی و یا سوال مستقیم مانند :

آیا احمد از مشهد آمد ؟

شما چرا لباس مشکی پوشیده اید ؟

این نشان اگر میان دو قوس ( ؟ ) قرار گیرد نشان دهند شک ،حدس ، طعنه و یا کنایه است

مانند :

هرات یکی از شهرهای پاکستان ( ؟ ) است .

سعدی در سال هفتصدو پنجاه و چهار ( ؟ ) وفات یافت.

!نشان شور و احساسات ، نشان تعجب، هیجان نما

این نشان بیانگر شور ، احساسات ، هیجانات تند ، عواطف درونی ، تأثر ، تألم و ترغیب می باشد .

 

موارد استفاده :

بعد از هر کلمه یا عبارتی که تعجب آور باشد مانند :

چه طور می توان باور کرد که از انسانی متمدن این چنین رفتاری سر بزند !

  • بعد از هر کلمه یا عبارتی که بیان کننده آرزو، ترس، شفقت، تحسین، نفرین ، استمداد و غیره باشدمانند:
  • پایدار باد اسلام !                                           ( آرزو)

    عجب قیافه وحشتناکی داشت!                          ( ترس)

    بیچاره کارمند!                                               ( ترحم)

    آفرین!                                                         ( تحسین)

    به جان شما بی پولم !                                      ( قسم)

    لعنت بر شیطان !                                           ( نفرین)

    کمک ! کمک !                                               ( استمداد)

  • (              ) گریز نما ، دو کمان ، پرانتز ، نشان معترضه

    موارد استفاده :

  • برای توضیح جمله ای که از بحث خارج است . مانند :
  • علم منطق انسان را به درست فکرکردن وامی دارد . اغلب دانشمندان ، منطقی فکر می کنند و منطقی صحبت می کنند ( متاسفانه همکار گرامی من به هیچ وجه از منطق اطلاعی ندارد )

    اشاره به واژه متروک مانند :

  • بلدیه ( شهرداری )
  • نظمیه ( شهربانی )
  • اشاره به واژه هایی که هنوز متداول نشده است . مانند:
  • استنثیل ( کاغذ موم )
  • ترجمه کلمات در داخل دو قوس قرار می گیرد . مانند :

    پروگرام ( برنامه )

  • علامت یا اشاره های اختصاری را در نشان گریز نما می نویسند . مانند :

    حضرت علی ( ع )

    حضرت محمد ( ص )

 

برای دیدن مطالب مرتبط با آموزش کامپیوتر و اینترنت یا شبکه به سایت مراجعه کنید.